コミュニケーション苦手なあなたへ
何を言ってるか？分からない。と言われない！ホンレンソウのコツ
コミュニケーション能力の高さはどの業界でも評価されるスキルです。
どうしたらいいのか？何に気をつけたらよいのか？なぜ重要なのか？？理解されてますか〜〜？？
１．まずはホウレンソウのおさらい。
報告（ホウ）
レポートや進捗状況を上司や同僚に的確に伝えること。
→進捗状況や定例会議を通じて情報を共有し、協力を得る。共通認識の醸成
連絡（レン）
情報を効率的に伝えるコミュニケーション。
電子メール、チャット、会話など、適切な手段を選び、タイムリーな連絡を心がける。
→ 仕事の重複を防いだり、ミスの防止、仕事の共通認識の醸成
相談（ソウ）
問題や疑問が生じたときに適切な相手に相談する方法。
→上司やチームメンバーに相談し、解決策を共に見つける重要性。
コミュニケーションスキルは、チーム内での効果的な協力と協働を促進します。仕事は個人だけでなく、チームで達成されることが多いため、メンバー間の円滑なコミュニケーションは不可欠です。
コミュニケーションを通じて情報を共有することは、プロジェクトの進行状況や問題点、目標の達成度など、重要な情報を伝える手段です。正確かつ適切な情報の共有は、組織内の意思決定時に大変重要な役割を果たします。
更に、コミュニケーションは問題解決の鍵となります。問題が発生したとき、適切なコミュニケーションによって、異なる視点やアイデアを組み合わせ、最適な解決策を見つけることができます。
仕事で重要なコミュニケーション。
その基本となる「ホウレンソウ」はとっても大事。
２．ホウレンソウのコツとは・・・。
改めて振り返るとともに、マスターするためのコツをご紹介します。
それぞれに気を付けるポイントがあるんです。
2-1「連絡」のコツ
「聞いてない！！」と言われない「連絡」のコツ。
余分な情報だったかも・・・？と連絡を入れるかどうか？迷うケースもあると思います。
そんな時は「ご参考までに連絡させていただきます」と最後に添えれば問題なし。
これで怒られたことはありません。「聞いてないぞ！！」と怒られるケースは多数。
必要かも！？と少しでも感じた場合にはメールの宛先をCCにして、ご参考情報として連絡しておきましょう。
2-2「報告」のコツ
「あれどうなった？」と言われる前に先手を打ちたい「報告」
「報告がない」と怒られるのは、「すべてが終わってから報告するもの」と思い込んでいるから。
というケースが圧倒的に多いです。
日報など、日々の業務を報告するツールがある場合を除き、定期的に仕事の進捗を「報告」しておきましょう。ちょっとした立ち話のついでに。日報報告で。メールの最後に。などやり方は様々です。
急ぎの案件であれば、その仕事の進捗だけでメールをするのもよいと思います。
私は急ぎの案件は個別にメールで進捗報告。急ぎでない場合には、相談案件の最後に〇〇の件は現在△△の状況です。もうすぐ資料が完成するためご報告予定です。といった形で自分が「どういう予定でいるのか？」を上司にインプットしておくようにしています。
状況報告をしておくことで、他部署から問い合わせが来た時に私の代わりに答えてくれたり、進捗を説明してくれたりするからです。「サボってないよ～。ちゃんと進めてるよ～というアピール」も大事。
2-3 相談のコツ
相談とは相手の時間をいただくことです。一番やってはいけないことは、相談する時に自分が混乱すること。
「あの～～。ええっと～～。あれ！？なんだったっけ？？？」
とならないようにしましょう。
相談したいことは紙にまとめていこう。
できない人ほど、手ぶらで相談に来ます。。。
自分が「何を」相談したいのか？が分からない状態で相談に来るのです。。。
ヒアリングからしなきゃいけないのは、しんどい。。。大人ですからね。自分の分からないことくらいはまとめてから人に相談しましょう。
↑この例の場合には、請求書を受領しているのか？本当に弊社からの振り込みは実施できていないのか？など「事実を確認」すべきことが多数あります。
「事実を確認」していく中で「誤解」だとわかったり、「原因」が判明したりします。
「相談」の前に自分でできることがたくさんあるはずです。慌ててしまい、事実確認をせずに「相談」に来るケースが多数。本当に自分で確認できることはないのか？を落ち着いて考えてみてほしいです。
現状を客観視するためにも「紙」に書くという手段は、とっても有効。
上司に報告するなら↓このくらいはきちんとまとめたいところです。
①この件で相談したいことはお客様への謝罪を自分がしてよいか？上司や更に上役の方からしていただくべきなのか？
②原因不明のため、どこまで原因を追究すべきか？
の２点です。
請求書関連のミスといっても、取引金額や相手によって対応方法も異なるケースが多いと思います。
自分のミスであったとしても、相手先から見れば「会社のミス」となってしまいます。
「ミス」は誰しも起こしてしまうもの。大切なのは、その後の初動対応です。
自分より経験の多い先輩や上司にきちんと報告して最適な方法でリカバリーしましょう。
両親や学生時のコミュニケーションは親や先生が必要な情報を並べてくれて、どれがいいか？の意思を示すだけでよかった。というケースが多いと思います。
社会では、自分の状況や考えをなにも知らない人とのコミュニケーションが大前提です。
自分がどのように何を考え、どう判断したのか？ゼロから説明する必要があります。
主語、述語、目的語がきちんと伝えられない子がほとんど。
何の話をしているのか？わからないケースばかりです。その度に落ち着かせ、主語を確認し、目的語、期限、など１つずつ情報を聞き出していきます。
仕事できないおばちゃまも↑この傾向にありますので、年齢の問題ではないかと思われます。。。
最初はかーーーなり面倒ですが、何度も根気強く指導していくと、だんだんと後輩さん達も意識してくるようで、きちんと話せるようになっていきます。
たまにそのまま課長の前に出させて、「話が通じない」経験をさせるのも有効です。
自分が「出来ない」ことを実感してもらわないと成長しないので・・・。
ホウレンソウは仕事の基本です。が、しかし、何年働いてても出来ない人も多いのも事実。
是非、新人のうちにマスターしておきましょう♪
1つずつは小さいけど、確実にこなしていくことでアナタへの信頼度は増していきます。
疎かにせず、1つずつ確実に実行していきましょう。
“今日も定時で帰るMayu”やることキッチリやって定時で帰るがモットー。キャリア20年超えの現役O Lが本当に職場で役立つ情報のみを１から順に初心者さん向けにご紹介。
