仕事が遅い人、プレッシャーに弱い人に共通して言えること。「タスク管理」が出来ていない。
今日、自分が何をしなければならないのか？分からずに机に座っていて、朝から思い出し始めます。通勤中に思い出しておいて、机の前に座ったらすぐ業務が始められるとよいですね。
ドキーンっと自覚があるあなたは偉い！！すぐ改めましょう。
準備するものは２つだけ。費用は最大で210円です。このコスパの良さよ♡
今日、すぐやってください。お気に入りのクリアファイルでテンション上げよう♡
準備するものはお好きな“クリアファイル1枚”＋”A4サイズの紙1枚”のみ！！
必ずA4サイズでお願いします!!
付箋に書いて、あちこちに貼る。メモ用紙に書いて、紛失する。ノートに書いて、どこに書いたか忘れる。パソコンのツールを活用するつもりが、入力したことで満足して納期を忘れる。
などなど、色々な方々のタスク管理方法を見てきました。「どこにも書かない」というツワモノもいたな～～。
自分１人、効率が悪いだけなら大きな問題はないかもしれないですね。職場の同僚を巻き込んで仕事のリスケやその日の同僚や上司の仕事の内容を変更してリカバーしなければならないような事態に陥ったことがあるなら、タスク管理について見直すことをオススメします。
1人できちんと仕事が出来るようになってから、カッコよいIPADのアプリ、可愛いお気に入りの付箋などお好みのものに移行しましょう。まずはA4サイズの紙です。一択ナンデス。はい。
このやり方をレクチャーして、出来ないままの方は1人もいませんので、あなたも出来るようになります。大丈夫。
ポイントは「A4サイズの紙」
メモ用紙やタスクリストの付箋など、小さい紙ではいけません。
1枚にコピーや片付けなどの雑務から、プロジェクトのためのファイル作成まで仕事の大きさに関わらずすべて書き出すことがポイントです。このくらいは覚えておける。という考えは捨てていただき、発生から5分以内に終わらないものは全てタスクとして書くのがポイントです。
紙なので、その場でサッと書き足したり、ステータスを書き入れたり、即時メンテナンス可能なところも最適です。最近はフリクションのボールペンが大活躍。終わったらすぐ消せるので、ちょっとした、細かい仕事も本当に全部書きましょう。
例えば、▼〇〇さんに返信
▼〇〇アンケートの回答
▼〇〇部長に△△△の件、リマインド
のような「タスク」と呼ばれるほどの仕事じゃないものも、ぜーーーーんぶ書きます。
- A4サイズの紙に依頼者、依頼日、納期、タスクを1行に書き出します。1タスク1行であることがポイント。
- ①をクリアファイルに保管しておく
- ①を必ず始業時と終業時に確認して、ステータスを書き込みましょう。
タスクが多すぎてとても1枚には収まらない！！というお忙しい方は1日1枚にしてください。どんなに激務でも1日1枚あれば大丈夫だと思うけど、足りない場合は両面印刷しましょう。
激務であればあるほど、1日1枚の紙管理はオススメです。他の案件で脳みそフル回転なのにタスク管理で脳を使ってしまうのは大変もったいないです。タスク管理は紙に任せて本来業務を100％フルパワーで考えましょう。
普段は頭の中だけでタスク管理がきちんと出来るアナタも忙しいシーズンは、紙での管理がオススメ。自分の脳のスペックを重要なミッションに100％集中できるような環境を整えるって大事だと思います。
なんだか最近忙しいな。考えが頭の中でまとまりにくいな。忘れぽくなってるな。と思ったら大事故になる前に業務のピークを超えるまでのタスク管理を紙に変更してみてくださいね。
1枚に書き出したら進捗確認を忘れずに。
1枚にタスクをすべて書いたら、毎朝始業前に今日のタスクを確認し、終業時にどこまでできたか？をチェックします。
慣れてきたら、終業時に明日のタスク1つずつの重要度と時間を予想してより効率的な8時間になるよう1日のスケジュールまで決められるようになるとベストですね♪
エクセルでもサッと作れるけど、可愛くできないんですよね～。毎日２回は見るものなので、気持ちを盛り上げるために自分好みなオシャレなテンプレートを作るとよりモチベーションアップ♪するのでオススメです。
「canva」を使ってタスクリストを自作してみました♪こんな感じ。
ブログを始めたばかりで、ワードプレスにPDFファイルってどうやって掲載するんだ？？ってレベルですが、需要があればPDFファイルとしてダウンロード出来るようにしようかな？と思ってます。
“今日も定時で帰るMayu”です。
仕事や職場に不満はないけど、プライベートも大事にしたい。やることキッチリやって定時で帰るがモットー。キャリア20年超えの現役O Lが本当に職場で役立つ情報を１から順に初心者さん向けにご紹介。
